Tout fonctionnaire est responsable de ses archives (ou des archives qu'il produit dans le cadre de son activité) mais n’est pas propriétaire des documents qu’il produit ou reçoit ; il a l’obligation de les verser  ou de faire valider leur élimination aux Archives départementales.

Les archives publiques font partie du domaine public mobilier (code général de la propriété des personnes publiques, article L 2112-1). Elles sont imprescriptibles et gardent leur caractère public quel que soit leur détenteur.

DÉTRUIRE OU CONSERVER SES DOSSIERS ?

Au terme de leur durée d’utilité administrative (période pendant laquelle elles sont utiles aux services) et de leur préarchivage, les dossiers font l’objet d’un tri selon les modalités indiquées dans les circulaires interministérielles ou les tableaux de gestion propres à chaque service : il s’agit de définir les documents qui seront éliminés et ceux qui seront conservés définitivement pour enrichir le patrimoine historique du département. Il est ensuite nécessaire de procéder à l’élimination ou au versement aux Archives départementales.

Les circulaires et instructions de tri interministérielles, ainsi que les tableaux de gestion des archives (lier mode d’emploi tableau de gestion) sont réalisés en concertation entre les Archives départementales et chaque service. Ce sont des outils de gestion des archives au quotidien : ils définissent les durées de conservation minimales des documents par les administrations, avant leur élimination ou leur versement aux Archives départementales.

L'ensemble du processus est synthétisé dans ce Schéma d'archivage.