Identification d’un dossier dès sa création :

• classer tout document dans un dossier ;

• identifier chaque dossier avec un intitulé ou un titre (éviter « affaires générales » ou « divers »). Cette identification permettra plus tard de remplir plus facilement les bordereaux de versement et d’élimination. Les renseignements portés sur la chemise du dossier sont la garantie d’une recherche efficace et rapide de l’information et permettent le choix d’un classement cohérent dans les bureaux) ;

• préciser la nature des documents (ex : correspondance, rapports, marchés…) ;

• mentionner les dates extrêmes : dates du document le plus ancien et du plus récent ;

• organiser logiquement vos documents à l’intérieur (ordre chronologique ou thématique et subdivision en sous-dossiers si nécessaire) ;

• opérer des tris et des éliminations régulièrement (brouillons, doubles et copies, projets de correspondance, documentation…) ;

• limiter l’utilisation de matériaux dégradants (scotch, trombones et sangles, élastiques, pochettes plastiques, post-it…) : utiliser les agrafes avec modération et les chemises de couleur neutres.

À éviter absolument !!!

Le préarchivage :

Définition :

• préarchiver c’est agir sur les documents avant leur entrée dans un service d’archives, en les rangeant dans un local spécifique pour qu’ils n’encombrent plus le bureau et néanmoins restent accessibles à la consultation.

Consignes :

• une fois par an, ranger les dossiers clos qui ne sont plus régulièrement consultés dans le local de préarchivage ;

• conditionner en boîte les dossiers en éliminant les brouillons, les doubles et en retirant les trombones et élastiques ;

• reporter le contenu et les dates extrêmes des dossiers sur la boîte ;

• noter le sort du dossier sur la boîte archives. Plusieurs possibilités en fonction de la nature des dossiers (cf. tableau de gestion) : pour les dossiers à éliminer après la DUA, noter « D » comme Destruction et la date d’élimination ; pour les dossiers à conserver définitivement aux Archives départementales après la DUA, noter « C » comme Conservation et la date du versement ;

• affecter les étagères du local en fonction des attributions du service.