Définition :

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe d’un service aux Archives départementales. Il s’agit simultanément d’une décharge et d’une prise en charge légale des archives, matérialisées par un bordereau de versement. Une fois par an, sélectionner toutes les boîtes à verser aux Archives départementales : il s’agit de transférer les documents à conserver définitivement (décret n°2006-1828 du 23 décembre 2006).

Les archives publiques à conserver de manière définitive font l’objet d’un versement à caractère obligatoire et réglementaire.
Le travail d’identification des dossiers (dès la création) et de conditionnement (lors de l’archivage intermédiaire) réalisé préalablement, facilite le repérage des boîtes à verser.

Consignes :

• organiser les boîtes à verser (suivant le classement d’origine) dans l’ordre chronologique ou alphabétique. Cet ordre se retrouve logiquement dans le bordereau de versement ;

• numéroter en continu, de 1 à l’infini les boîtes et ne porter qu’un seul numéro ; pas de regroupement des articles (par exemple : de 1 à 15), ni de numéro 0, bis ou ter ;

• porter les numéros sur le petit côté des boîtes ;

• remplir le bordereau de versement, puis l’envoyer sous forme électronique aux Archives départementales pour avis. Celles-ci peuvent, selon les cas, demander des compléments d’information. Le bordereau doit être rempli avec soin, car les indications données servent de base pour la recherche. En effet, il constitue une pièce réglementaire, mais aussi un instrument de recherche pour les documents versés aux Archives départementales ;

• fixer la date du versement avec les Archives départementales, une fois le bordereau de versement validé ;

• après examen et accord de la cellule archives contemporaines, deux exemplaires papier du bordereau définitif, datés et signés par le responsable du service versant, sont transmis aux Archives départementales avant le versement ;

• l’un des deux bordereaux, paraphé par la directrice des Archives départementales, est retourné au service versant pour accuser réception du versement ;

• conserver soigneusement ce bordereau. En effet, complété par les Archives départementales, il comporte les informations nécessaires à de futures recherches (notamment la cote, élément d'identification attribué à chaque boîte).

Il est à noter qu’aucun versement n’est accepté sans ces préliminaires.

Organisation matérielle du versement :

• le transport est à la charge du service versant ;

• le rendez-vous est pris avec les Archives selon leur disponibilité.

L’entrée aux Archives départementales

Le versement est ensuite pris en charge par un archiviste :

• inscription au registre des entrées ;

• attribution d’une référence dite « cote W », laquelle avec le numéro d’ordre du bordereau de versement constitue la cote de la boîte ou du dossier ;

• rangement en magasin après vérification du contenu des boîtes ou dossiers ;

• relecture et intégration des notices descriptives au logiciel des Archives afin de les rendre accessibles au public. Fixation des délais de communicabilité en fonction du contenu des dossiers ;

• renvoi au service versant du courrier de prise en charge, puis du bordereau de versement définitif (il sert pour la consultation des dossiers versés aux Archives départementales et les demandes de communication administrative).