Il est nécessaire de procéder tous les ans à l’élimination des dossiers arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative et qui n’ont pas d’intérêt historique.

Ce sont des archives publiques, vous ne devez en aucun cas les mettre dans la corbeille à papier de votre bureau.

Pour des raisons de confidentialité, certaines doivent être détruites par broyage, déchiquetage ou incinération par une entreprise agréée, après l’obtention du visa d’élimination du directeur des Archives départementales conformément au décret n°2006-1828 du 23 décembre 2006.

Consignes :

• rassembler toutes les boîtes à éliminer d’un même service ;

• remplir le bordereau d’élimination, le faire signer par le chef de service et l’envoyer en double exemplaire aux Archives départementales ;

• attendre le visa du directeur des Archives par retour du bordereau ;

• procéder à la destruction physique des dossiers en passant par une entreprise agréée.

Pourquoi cette obligation du bordereau et du visa ?

Rédiger un bordereau d’élimination permet de garder la trace de ce qui a été détruit et de témoigner de l’existence de certains documents qui n’existent plus. Ce visa décharge de la responsabilité de l’élimination en cas de problème.