Confier ou donner des fonds privés aux Archives départementales

Afin d’offrir aux chercheurs un échantillon de sources le plus large possible, le travail de collecte des archivistes ne se limite pas aux seuls documents produits par les administrations et services publics. La production documentaire de la sphère privée (personnes ou institutions) a également sa place au sein des collections des Archives départementales : fonds de particuliers, de familles, d’associations, de syndicats, d’entreprises, d’architectes…

Les papiers privés sont d’une extrême diversité : fonds de seigneuries ou de châteaux (également appelés pour les documents d’Ancien Régime « chartriers »), comptabilités d’entreprises, plans d’architectes, correspondances familiales (par exemple les lettres de poilus), photographies, plaques de verres, etc. Tous ont un intérêt tant qu’ils sont la trace d’une activité, aussi petite soit-elle : de simples cahiers d’école peuvent ainsi constituer une source précieuse pour qui s’intéresse à l‘histoire de la pédagogie ou à l’histoire locale.

Voir quelques exemples de fonds d'archives privées conservés aux Archives départementales de Loir-et-Cher.

Confier ses archives : mode d’emploi.

Deux solutions s’offrent aux particuliers ou institutions privées désirant confier leurs archives. Ils peuvent effectuer au choix : 

• un don (la propriété des documents passe aux Archives départementales)
• un dépôt (le déposant reste le propriétaire légal des documents dont il confie la conservation aux Archives départementales).

Le dépôt ou le don sont formalisés par un contrat ou une convention : il s’agit avant tout d’éviter toute ambiguïté sur le statut juridique des documents confiés. Les modalités de consultation et de diffusion sont clairement énoncées à cette occasion. Les Archives départementales conseillent les propriétaires sur les différentes options possibles, en fonction de leurs préoccupations, de la nature des fonds et de leur état matériel.

Chaque document ou fonds donné ou déposé aux Archives départementales est classé selon les normes archivistiques en vigueur et fait l’objet d’un inventaire détaillé (appelé « répertoire numérique »). Un exemplaire de l’inventaire est toujours remis au donateur ou déposant. Les documents eux-mêmes bénéficient de conditions de conservation idéales : conditionnement avec des matériaux neutres, température et hygrométrie des locaux surveillés régulièrement.

Consulter des archives privées en salle de lecture des Archives départementales.

Contrairement aux archives publiques, il n’existe pas de règle uniforme en matière de communicabilité des documents privés. L’usage veut qu’elle soit alignée sur la communicabilité des archives publiques, mais les délais peuvent varier selon les souhaits exprimés par les donateurs ou les déposants. Pour certains fonds, une autorisation du propriétaire est obligatoire avant la consultation en salle de lecture.

Pour le reste, les archives privées sont communicables selon les mêmes règles que tous les autres documents (inscription du lecteur en salle, commande des documents via un logiciel informatique…).