Les documents produits par les communes sont des archives publiques : à ce titre, ils sont imprescriptibles (les vendre, les donner ou les jeter sans autorisation est interdit) et inaliénables (aucune prescription ne peut être invoquée). Ce sont des documents uniques (registres d’état civil, permis de construire, registres de délibérations…).

• Le maire en est personnellement responsable (articles 193 et 254 du code pénal). Il doit les conserver pour la gestion des affaires courantes, pour la justification de l’action publique (chaque citoyen est ainsi en droit de consulter les registres de délibérations du conseil municipal depuis la Révolution jusqu’à nos jours) et pour préserver la mémoire de la commune.

• Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public.

• Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : art. L. 2321-2 du code général des collectivités territoriales.

Contrôle et conseil : le rôle des Archives départementales vis-à-vis des communes

Les Archives départementales exercent au nom de l’État un contrôle scientifique et technique sur les archives des communes. Cette mission s’effectue sous forme de visites sur place : l’état des documents et la gestion des archives communales font alors l’objet d’un rapport avec des préconisations. Il s’agit surtout d’apporter aux secrétaires de mairie aide et conseil pratiques en matière d’archivage.

Pour que les Archives départementales soient informées de la situation des archives en communes et pouvoir ainsi mieux conseiller les équipes municipales, les maires sont tenus à plusieurs obligations légales (articles R 1421-1 à R 1421-3 du code général des collectivités territoriales) :  

• à chaque élection ou changement d’équipe municipale, un récolement complet des archives doit être effectué : il tient lieu de prise en charge officielle des archives par le nouveau maire. Un exemplaire doit être adressé aux Archives départementales.

• les Archives départementales doivent être informées de tout projet de travaux touchant les espaces de conservation des archives. Des conseils sur le déménagement et le tri des archives pourront ainsi être donnés ;  

• les destructions d'archives doivent être soumises au préalable aux Archives départementales (cf. paragraphe sur les éliminations dans « Les règles d'une bonne gestion »).