• un local d’archives adapté

Les documents doivent être à l’abri de l’humidité, de la lumière et des variations de températures, propices au développement de moisissures.

• un archivage régulier et organisé

Les opérations de tri et de classement doivent s’effectuer au moins une fois par an : on évite ainsi de constituer un arriéré dont le traitement sera quasiment impossible faute de temps.

Les documents (en boîtes) sont regroupés par grandes thématiques (budgets, pièces comptables, urbanisme, etc.). 

• des documents conditionnés et identifiés

Tous les documents doivent être mis en carton ou boîtes pour les préserver de la poussière et identifiés en indiquant les typologies documentaires et dates (factures, permis de construire, etc.).

Nota : il est préférable de retirer toutes les pochettes plastiques (très acides et nocives pour l’encre et le papier) et les trombones (risques de rouille).

• des éliminations régulières

Certains documents perdent avec le temps toute utilité, que ce soit sur le plan administratif ou historique : des délais sont fixés en la matière par la réglementation en vigueur (voir Tableau des éliminables). En les détruisant régulièrement on évite une saturation de l’espace d’archivage et un trop-plein d’informations qui nuit à la recherche.

• un soin particulier apporté aux documents les plus anciens et les plus précieux

Il revient à la commune de veiller à la bonne conservation de ses archives les plus anciennes, en particulier les registres paroissiaux, les registres de délibération du conseil municipal et le cadastre napoléonien.

La restauration des documents peut s’avérer indispensable pour les préserver : le Conseil départemental de Loir-et-Cher propose une subvention pour aider à la préservation de ce patrimoine écrit.

Voir Modalités d’obtention de la subvention

•  une communication des documents maîtrisée

Tout citoyen peut demander à consulter les archives d’une commune, selon les délais de communicabilité en vigueur. En dehors de ces délais, seul le très mauvais état du document peut justifier une interdiction de communication de la part de la commune.

Attention : la consultation des archives par un lecteur doit toujours se faire dans la mairie sous la surveillance d’un agent municipal.

Voir Texte sur la communicabilité des archives