Avec le développement de l’e-administration ces dernières années, beaucoup de services produisent des documents électroniques. Dans le cadre de leurs missions, les Archives départementales ont pour vocation la collecte et la conservation des archives publiques, indépendamment de leur support. Elles sont ainsi amenées à recevoir un ensemble très large de documents électroniques : mails, documents bureautiques, données issues d’application-métier…

Cette conservation parfois précoce est rendue nécessaire par l’existence de nombreux risques : judiciaires, financiers, documentaires… Les enjeux sont nombreux ! En effet, depuis 2000, un document n’a valeur de preuve devant un tribunal que si les conditions d’authentification et de conservation de ce document sont garanties.

Une bonne gestion des documents électroniques facilite leur accès, leur recherche et leur communication, elle permet également de garantir leur sécurité tout en assurant leur confidentialité.

Pour permettre la conservation de ces archives sur le long terme, les Archives départementales, en partenariat avec les services d’archives de la région Centre-Val de Loire, développent une plateforme d’archivage électronique appelée système d’archivage électronique (SAE). Cet outil permettra d’assurer la conservation pérenne des archives électroniques. Beaucoup de services d’archives à l’échelle nationale ou territoriale sont engagés dans ce type de projet, afin de sauvegarder le patrimoine de demain.

Pour permettre la collecte et la conservation des archives électroniques, les Archives départementales accompagnent les projets liés à la transition numérique ; elles peuvent :

• aider à structurer et classer les documents nativement numériques ;
• accompagner la mise en place de bonnes pratiques documentaires ; 
• accompagner les processus de dématérialisation ; 
• collecter et conserver les versements d’archives électroniques dans un SAE ;
• accompagner ou auditer tous les projets de systèmes d’information ; 
• etc.

À vos fichiers ! Cliquez ici pour télécharger nos fiches pratiques pour gérer au mieux votre production numérique.

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