Traditionnellement, les missions des archives sont résumées par 4 C : collecter, conserver, classer, communiquer.

Collecter pour bien conserver, classer pour largement communiquer.

Collecter

Les archives départementales accueillent les archives publiques du département destinées à être conservées définitivement :

• documents des administrations à compétence départementale ou interdépartementale
• minutes et répertoires des officiers publics et ministériels
• archives des communes en péril ou dont la municipalité souhaite le dépôt aux Archives départementales.

Les Archives départementales peuvent aussi recevoir les documents en provenance de particuliers, remis à titre gratuit ou onéreux (archives privées).

Classer et inventorier

Pour permettre l’accès aux documents ainsi collectés, il faut les classer et produire des instruments de recherche qui les décrivent :

vous pouvez cliquer ici pour effectuer une recherche dans nos inventaires.

Conserver le patrimoine écrit pour le transmettre aux générations futures

• assurer de bonnes conditions de conservation, notamment à travers le contrôle climatique des magasins d‘archives ;
• faire restaurer les documents en mauvais état ;
• procéder au transfert des documents fragiles sur des supports de substitution (microfilm, support numérique).

Communiquer

Élément essentiel du travail de l'archiviste depuis la loi révolutionnaire de messidor an II qui permettait à chaque citoyen d'accéder aux titres et papiers, la communication des documents s'effectue jusqu’aux années 2000 uniquement dans la salle de lecture (voir la rubrique "informations pratiques"), à travers des expositions ou des publications (voir la rubrique "action culturelle"). La consultation désormais en ligne des inventaires et de documents numérisés ouvre une salle de lecture virtuelle.

Et les archives électroniques dans tout ça ? 

Les missions traditionnelles des Archives départementales s’étendent donc non seulement aux archives papiers mais aussi électroniques. Avec le développement de l’e-administration, bien des services produisent des documents mixtes papiers et électroniques. Il est important de comprendre que ces deux supports sont complémentaires, et constitueront l’histoire du département.

Les archives électroniques sont très diverses : mails, données gérées en bases structurées, fichiers bureautiques, documents audiovisuels, photos numériques, données saisies ou produites par des applications-métiers, et bien d’autres !

Tout comme les archives papiers, ces archives contribueront à la mémoire de demain, il est donc essentiel de les conserver dans le temps et de les protéger de l’obsolescence technologique et des mauvaises pratiques documentaires.

Pour permettre la conservation de ces archives sur le long terme, les Archives départementales, en partenariat avec les services d’archives de la région Centre-Val de Loire, vont développer une plateforme d’archivage électronique appelée système d’archivage électronique (SAE). Cet outil permettra d’assurer la conservation pérenne des archives électroniques.