La cote est l’outil indispensable au lecteur et à l’archiviste pour se repérer au sein des fonds conservés par un service d’archives. À chaque « article » (c’est à dire un ensemble de documents cohérents au sein d’un fonds, inférieur ou égal à une boîte) correspond une cote. À chaque cote correspond une localisation au sein des magasins d’archives. Connaître la cote d’un document est le seul moyen de le commander en salle de lecture.

La cote se compose toujours de la même façon. Dans l’ordre :

• un nombre correspondant à la « sous-série » (c’est-à-dire un sous-thème du cadre de classement des Archives départementales – parfois il n’y a pas de sous-série : la cote commence alors directement avec une lettre) ;
• une ou plusieurs lettres correspondant à la « série » (c’est à dire un grand thème du cadre de classement des Archives départementales) ;
• un dernier code (le plus souvent un nombre, dans certains cas cela peut être un nouvel ensemble de lettres et de nombres suivant la façon dont l’archiviste a composé son inventaire) constituant un numéro d’ordre au sein du fonds (ce dernier code est aussi appelé « article »).

La cote fait toujours partie des « références » d’un document, que tout chercheur sérieux se doit de noter : chacun connaît ainsi la source des informations données et peut aller les vérifier. C’est en partie à cela qu’on reconnaît la qualité d’un travail de recherche.