La boîte d’archives, posée et rangée méticuleusement parmi des centaines d’autres sur de longs rayonnages peu éclairés : c’est là sans doute une image classique d’un magasin d’archives. C’est oublier que la boîte d’archives est aussi et surtout un instrument essentiel pour l’archiviste : elle est là pour préserver les documents de la poussière, de la lumière et de façon plus générale de tous les éléments extérieurs susceptibles de leur nuire.

La boîte elle-même doit être chimiquement neutre pour ne pas attaquer les archives qu’elle contient. De façon optimale, elle doit également être "respirante" et réagir aux variations des conditions atmosphériques (T° et humidité relative) de façon à protéger le document.

Toutefois, les boîtes respectant scrupuleusement ces conditions sont rares (on les appelle boîtes « Cauchard » du nom de l’un des fournisseurs) et très coûteuses : elles sont généralement réservées aux fonds anciens ou de grande valeur. Pour les autres documents, on a recours à des boîtes en cartons plus simples.

Au-delà de son rôle matériel, la boîte est aussi un premier moyen de repérage dans les fonds. Une boîte constitue toujours un article ou un ensemble d’articles cohérents au sein d’un fonds, rangé et organisé intellectuellement.